Captura de dados em formulários eletrônicos: simplificando e vencendo a burocracia.No BRQBiz.

Como já abordamos no post Gerenciamento Eletrônico de Documentos – Formulários Eletrônicos Para Vencer a Burocracia , os formulários eletrônicos são uma solução para agilizar a captura de informações.

Mas, mesmo com o avanço das tecnologias de eForms, os formulários em papel sobrevivem seja, pela necessidade de assinatura física, armazenagem de cópia física, obrigação legal ou mesmo por opção do usuário.

Gerenciamento Eletrônico de Documentos – As soluções clássicas de captura de dados

As soluções de OCR (reconhecimento ótico de caracteres), ou de suas evoluções como ICR (reconhecimento inteligente de caracteres) e o IWR (reconhecimento inteligente de palavras) avançaram muito, mas ainda não garantem 100% de acerto na leitura, o que exige a criação de processos de validação e/ou correção posterior dos dados.

Esse assunto é tão relevante, e existem múltiplas tecnologias sendo estudadas e desenvolvidas, que acabou recebendo a sigla de AIDC (Automatic Identification and Data Capture), identificação e captura de dados automáticas.

2D Barcodes – Novas Opções para captura de dados em eForms

Uma solução que vem sendo cada dia mais utilizada para integrar os formulários impressos com os digitais é os códigos de barras multidimensionais ou simplesmente 2D code.

Os detalhes técnicos ficam para outro post, no BRQTec, mas vamos entender aqui como ele funciona.

A solução é composta de um formulário eletrônico inteligente que contém em seu corpo um código de barras 2D. Durante o preenchimento do formulário eletrônico, o código de barras vai sendo atualizado com as informações digitadas. Em seguida, ele pode ser impresso e assinado. Ao ser enviado por fax ou entregue e submetido a um scanner, um processo de interpretação do código de barras 2D permite a captura das informações em formato XML com 100% de precisão e sem a intervenção manual.

Vamos ser um pouco mais práticos. Vou pegar, por exemplo, a situação de requisição de visto para entrada nos EUA. Não sei se a crise afetou essa demanda, mas, geralmente, centenas de pessoas solicitam o visto a cada dia. Todos esses dados precisavam ser capturados e, seja via tecnologias de OCR ou equipes digitação o processo era lento e custoso.

Utilizando a solução Adobe Barcoded Forms os requisitantes do visto preenchem o formulário DS-156, imprimem assinam e levam, junto com o restante da documentação necessária, ao consulado dos EUA. Ao apresentar no consulado, o formulário é submetido ao scanner e todos os dados são imediatamente inseridos nas bases de dados.

Simples, imediato e sem erros.

As vantagens do uso de códigos de barra multidimensionais para eForms em organizações

Esse mesmo conceito pode ser aplicado a inúmeras necessidades com aplicações claras em empresas do governo, seguradoras, bancos e planos de saúde.

Em todos os casos, o ganho em agilidade e segurança é evidente, e processos corporativos, que antes levavam horas (às vezes dias), podem ser resolvidos até em questão de minutos, diminuindo a burocracia e ajudando a diminuir uma cultura burocrática, além de gerar economia de espaço, recursos e tempo.

E toda organização sabe: tempo, é dinheiro.

PS: para os mais interessados em aspectos técnicos de eForms e GED (Gerenciamento Eletrônico de Documento), veja o post Agilizando captura de dados em eForms com código de barras 2D, no BRQTec.

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