Gerenciamento Eletrônico de Documentos – Formulários Eletrônicos Para Vencer a Burocracia.No BRQBiz.

Estamos acostumados a preencher formulários constantemente em nosso dia a dia: preenchemos formulários para fazer inscrição na escola, abrir uma conta corrente, solicitar visto para viagem ao exterior, participar de promoções ou sorteios, pedir um novo cartão de crédito.

Formulários são, apesar de chatos, há muitos anos, a melhor forma de passar informações precisas para alguém ou alguma instituição. A grande vantagem é o receptor informar pelos campos do formulário quais dados são relevantes para ele. Dessa forma, podemos ser objetivos ao passar nossas informações.

Formulários e as Falhas de Processsos da Burocráticos

Apesar de agilizar a troca de informações entre o “cliente” e o receptor, o formulário, principalmente os mais complexos, depois de preenchido, passa por um processo pouco ágil. Com algumas variações, o processo deve ser mais ou menos esse:

1. Recolhimento e verificação – Nesse momento, quem recebe o formulário deve, ou deveria, fazer uma checagem para garantir que todas as informações foram preenchidas e de forma correta. Assim, pode pedir ao “cliente” que complete ou corrija algo.
2. Digitação – Geralmente, essas informações devem ser colocadas em algum sistema ou base de dados.
3. Validação – Em seguida, deveria ser feito um processo de checagem dos dados preenchidos no formulário com os dados que foram digitados, para verificar possíveis erros de digitação.

Acho que a maioria de nós já foi vítima, ou conhece uma, de falhas nesse processo. Quem não conhece alguém que tenha recebido um cartão de crédito, carteirinha da escola ou faculdade ou até mesmo um documento como RG ou carteira de motorista com nome escrito de forma errada?

Não é à toa que os principais fornecedores de ferramentas de software como IBM, Oracle, Microsoft e ADOBE têm investido em soluções para criação de formulários que possam ser preenchidos na Web ou no seu Desktop. Afinal, uma das formas de melhorar o processo de captura das informações dos formulários é a utilização de formulários eletrônicos. A utilização desses formulários é a primeira etapa num projeto de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) e apresenta desafios muito peculiares, que devem ser levados em consideração ao decidir por uma solução de eForms. Grandes fabricantes de software vêm fazendo fortes investimentos para desenvolver soluções de formulários eletrônicos.

eForms – Formulários Eletrônicos para Diminuir a Burocracia

Quem é desenvolvedor de sistemas pode estranhar falarmos sobre as dificuldades deste assunto. Talvez até estranhe falar sobre a necessidade de soluções específicas para eForms. Pode pensar: “desenvolvo uma tela para entrada de dados e gravo diretamente no banco de dados”. Fazemos isso desde o primeiro sistema de informação na era “jurássica” da informática. Por favor, não vejam aqui nenhuma provocação ao amigo Tognai, que fez um belo post sobre os dinossauros, opa, Mainframes, que acabam de fazer aniversário.

Bom, um dos desafios é a disponibilidade de acesso do “cliente” ao sistema que fornece essa tela. Claro que o advento da Web ajudou a diminuir esse problema, mas ao mesmo tempo trouxe outros, como as questões de segurança da bases de dados, firewalls, compatibilidade de browsers e outras que meus amigos desenvolvedores podem listar melhor do que eu. Apesar do avanço da oferta de formas de conexão à internet, ainda existe uma boa parcela da população com acesso restrito a ela ou situações profissionais em que não está disponível. Portanto, uma oferta de eForms que esteja disponível off-line ainda é importante. A solução para esse caso é possuir a ferramenta de eForm instalada no seu desktop ou notebook.

Existem também alguns desafios de negócios ligados a validação do “autor” das informações, ou seja, a garantia de que a fonte das informações seja a correta ou mesmo a questão de legislações que exijam a assinatura física do formulário para dar valor legal ao mesmo.

Agora chegamos a um aparente impasse. Está claro o ganho que os eForms trazem ao processo de coleta de informações, mas uma série de requisitos nos mantêm presos ao papel.

Como resolver este impasse?

OCR, ICR e Código de barras multidimensional são algumas soluções para essas questões, que abordamos no segundo post da série: Captura de dados em formulários eletrônicos: simplificando e vencendo a burocracia

Até lá.

* Jean Simon é gerente de produtos e parcerias na BRQ. Adora tecnologia, é viciado em gadgets e videogames, mas só tem tempo mesmo é para a mulher e as filhas.

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