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Segurança Digital, Quebra de Sigilo e Proteção de Dados Confidenciais em Empresa

Valeriano Silva — Thu, 02 Jul 2009 20:39:52 +0000

Quebra de sigilo é um risco a que todas as empresas estão submetidas no mundo digital. O avanço da tecnologia de informação, ao mesmo tempo que agilizou diversos processos, em alguns casos, fragilizou a segurança das companhias e facilitou a vida dos desonestos. Com a chegada da internet, a partir da metade da década de 90, abriram-se novas portas de acesso a dados confidenciais das empresas.

Atualmente, entre 80% e 90% dos casos de roubo de segredos industriais acontecem pela rede. Antes, qualquer informação estava em meio físico, papel, disquete ou CDs. Hoje, é apenas um arquivo de computador, que passa de e-mail em e-mail, muitas vezes de forma mais ágil e rápida do que poderíamos supor.

Como proteger estes dados e informações, verdadeiras joias das empresas?

Como proteger os dados da empresa?

Muitas companhias também são vítimas de roubos porque nem sequer sabem quais dados importantes devem ser protegidos. Pelo fato dos documentos estarem em nossos computadores, não tratamos as informações como pertencentes à empresa.

Em 90% dos casos de roubos há funcionários envolvidos. Não importa o escalão. As pessoas acham que o que está no computador que elas usam é delas. E daí, transferir as informações a outros é muito fácil. As corporações não devem apenas se preocupar com a segurança de acesso em seu ambiente de TI, devem ficar atentas às informações que são enviadas a terceiros.

Segurança dos ativos – do garimpo a grandes corporações financeiras

Em um garimpo, que lida com ativos tangíveis, todo o processo, desde a descoberta da pedra preciosa bruta até a fabricação da joia que é vendida em uma joalheria, é cercado de segurança. Entretanto, após a venda, não há nenhuma proteção.

Numa empresa de seguros ou financeira, por exemplo, suas joias são ativos intangíveis: as informações que são geradas,o conhecimento do seu capital humano, as estratégias de branding. Por isso, estas informações devem ser protegidas durante todo o ciclo de existência de um documento, principalmente após este ser enviado.

Algumas empresas, como Adobe, IBM e Oracle, por exemplo, possuem soluções que têm como objetivo a proteção de documentos. A Adobe LiveCycle RightManager, solução que apresentei no CIAB, por exemplo, permite monitorar quantas vezes o documento foi aberto, por quem e por quanto tempo. O arquivo pode ser revogado ou ativado a qualquer instante, mesmo após o seu envio a terceiros.

Quando tratamos os nossos dados como algo precioso, evitamos a quebra de sigilo, evitamos a perda de dados confidenciais.

E você? Seja o seu ativo tangível ou intangível, como você protege suas joias?

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Captura de dados em formulários eletrônicos: simplificando e vencendo a burocracia

Jean Simon — Mon, 08 Jun 2009 17:46:19 +0000

Como já abordamos no post Gerenciamento Eletrônico de Documentos – Formulários Eletrônicos Para Vencer a Burocracia , os formulários eletrônicos são uma solução para agilizar a captura de informações.

Mas, mesmo com o avanço das tecnologias de eForms, os formulários em papel sobrevivem seja, pela necessidade de assinatura física, armazenagem de cópia física, obrigação legal ou mesmo por opção do usuário.

Gerenciamento Eletrônico de Documentos – As soluções clássicas de captura de dados

As soluções de OCR (reconhecimento ótico de caracteres), ou de suas evoluções como ICR (reconhecimento inteligente de caracteres) e o IWR (reconhecimento inteligente de palavras) avançaram muito, mas ainda não garantem 100% de acerto na leitura, o que exige a criação de processos de validação e/ou correção posterior dos dados.

Esse assunto é tão relevante, e existem múltiplas tecnologias sendo estudadas e desenvolvidas, que acabou recebendo a sigla de AIDC (Automatic Identification and Data Capture), identificação e captura de dados automáticas.

2D Barcodes – Novas Opções para captura de dados em eForms

Uma solução que vem sendo cada dia mais utilizada para integrar os formulários impressos com os digitais é os códigos de barras multidimensionais ou simplesmente 2D code.

Os detalhes técnicos ficam para outro post, no BRQTec, mas vamos entender aqui como ele funciona.

A solução é composta de um formulário eletrônico inteligente que contém em seu corpo um código de barras 2D. Durante o preenchimento do formulário eletrônico, o código de barras vai sendo atualizado com as informações digitadas. Em seguida, ele pode ser impresso e assinado. Ao ser enviado por fax ou entregue e submetido a um scanner, um processo de interpretação do código de barras 2D permite a captura das informações em formato XML com 100% de precisão e sem a intervenção manual.

Vamos ser um pouco mais práticos. Vou pegar, por exemplo, a situação de requisição de visto para entrada nos EUA. Não sei se a crise afetou essa demanda, mas, geralmente, centenas de pessoas solicitam o visto a cada dia. Todos esses dados precisavam ser capturados e, seja via tecnologias de OCR ou equipes digitação o processo era lento e custoso.

Utilizando a solução Adobe Barcoded Forms os requisitantes do visto preenchem o formulário DS-156, imprimem assinam e levam, junto com o restante da documentação necessária, ao consulado dos EUA. Ao apresentar no consulado, o formulário é submetido ao scanner e todos os dados são imediatamente inseridos nas bases de dados.

Simples, imediato e sem erros.

As vantagens do uso de códigos de barra multidimensionais para eForms em organizações

Esse mesmo conceito pode ser aplicado a inúmeras necessidades com aplicações claras em empresas do governo, seguradoras, bancos e planos de saúde.

Em todos os casos, o ganho em agilidade e segurança é evidente, e processos corporativos, que antes levavam horas (às vezes dias), podem ser resolvidos até em questão de minutos, diminuindo a burocracia e ajudando a diminuir uma cultura burocrática, além de gerar economia de espaço, recursos e tempo.

E toda organização sabe: tempo, é dinheiro.

PS: para os mais interessados em aspectos técnicos de eForms e GED (Gerenciamento Eletrônico de Documento), veja o post Agilizando captura de dados em eForms com código de barras 2D, no BRQTec.

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Livro A Meta: um processo de melhoria contínua

Tammy de Andrade — Wed, 18 Mar 2009 20:58:40 +0000

Imagem ilustrando o post A Meta - um processo de melhoria contínua

Cerca de quatro anos atrás tive a oportunidade de trabalhar na divulgação da vinda ao Brasil do físico israelense Eliyahu Goldratt, idealizador da “Teoria das Restrições”, considerada revolucionária para o gerenciamento das organizações, e autor do livro A Meta.

Na ocasião, precisei devorar rapidamente o livro de Goldratt para poder trabalhar de forma adequada nesse projeto. Confesso que minha visão sobre muitas coisas mudou e me tornei fã do livro. Escrito na década de 80 A Meta é hoje um best-seller consagrado, com mais de 2 milhões de exemplares vendidos no mundo, traduzido em mais de 20 idiomas e adotado por mais de 200 faculdades. O livro foi escrito na forma de romance e demonstra a dificuldade do gerente de uma fábrica em administrar sua unidade.

O livro revê os conceitos de administração da produção na Fábrica Único, descrevendo todas as situações complicadas, geradas pelo mal planejamento e desconhecimento dos pontos críticos e a capacidade da fábrica por parte do gerente e do pessoal da administração da produção. A partir das dificuldades encontradas o gerente da fábrica, começa a conhecê-la melhor, e procura administrar a empresa, com o objetivo de evitar a falência.

Os problemas eram inúmeros: atraso nas entregas dos pedidos; apesar da eficiência de suas máquinas e funcionários, o retorno era mínimo, entre outras coisas. O vice-presidente da empresa visita a fábrica e dá um prazo máximo de três meses para que sua fábrica apresentasse resultados, caso contrário portas fechadas! Aí começa o desafio, salvar a fábrica e impedir que centenas de funcionários sejam demitidos.

Numa reunião com os gerentes das divisões, o administrador se lembra de uma conversa que teve com um antigo professor de física. Seu mentor perguntou-lhe qual era a meta da sua fábrica. Ele pensou e respondeu que a meta de sua fábrica era o aumento da eficiência e, consequentemente, da produtividade. Depois se reuniu, com sua equipe e falou do problema que estavam passando e da conversa que teve com seu mentor.

Após uma longa discussão sobre as muitas teorias sobre qual poderia ser a meta da fábrica, eles chegaram a uma conclusão mais simples do que eles imaginavam: a meta era ganhar dinheiro e ponto final.

Sabendo que as suas cabeças estavam em jogo, a equipe compromete-se ainda mais para tentar salvar a fábrica. Isso faz com que a equipe mude a sua ideologia para atingir a meta da qual eles descobriram. Mas alguns problemas externos atrapalharam o processo de união da equipe, como o casamento do administrador da fábrica, que estava em crise e, por isso, a equipe não podia contar com a sua total dedicação, que era essencial.

Numa outra conversa com seu professor de física, o administrador descobriu que existem três regras operacionais para o gerenciamento de uma empresa: ganho, inventário e despesa operacional. Essas três medidas foram apresentadas à equipe, que teve certa resistência à sua adoção, mas entraram em consenso e passaram a adotá-las na fábrica.

Mas como colocar isso em prática? Essa é uma das partes do livro que eu mais gosto. Num acampamento com seu filho, o administrador da fábrica detecta o ritmo dos passos das crianças nessa excursão, e notou que o andar de um jovem dependia do ritmo dos outros: eram eventos dependentes. E com isso, ficou muito claro achar onde estava o gargalo e o que fazer com ele. Tudo é uma questão de processo.

O planejamento do fluxo de produção deve ser desenvolvido tendo como foco as restrições físicas existentes no processo produtivo, o que permite a redução do inventário sem perda do ganho ou aumento de despesas operacionais. A técnica da combinação da produção denominada tambor-pulmão-corda que forma um ritmo a toda linha de produção. O tambor, principal recurso restritivo, dita o ritmo da produção. O pulmão, os estoques temporários colocados estrategicamente para o abastecimento ser contínuo. A corda – obriga os demais componentes do sistema a manter o ritmo determinado pelo tambor.

Segundo Goldratt, na Teoria das Restrições (TOC) a palavra-chave deixa de ser gargalo e passa a ser restrição, a qual é definida como qualquer coisa que limita o sistema na busca do atingimento de sua meta.

A equipe da fábrica adotou um sistema de nomeação para as suas máquinas: os não-gargalos, que não atrasavam o processo de fabricação das peças, e os gargalos, que necessitavam de mais tempo para finalizar determinada peça, e por isso deveriam funcionar a todo o momento. Ao apresentar as novas teorias e os resultados da fábrica eles conseguem salvá-la do fechamento.

Sobre o administrador da fábrica? Ah, sim, ele foi promovido a diretor da divisão à qual pertencia sua fábrica e salvou seu casamento, que estava (assim como a fábrica) entrando em falência.

Tammy de Andrade é jornalista especializada em Tecnologia da Informação e no momento está lendo o livro De frente para o Sol, de Irvin Yalom