• A discussão sobre outsourcing em TI não é de hoje. Na matéria Outsourcing é atividade de TI que mais crescerá no Brasil até 2011, publicada no site da revista ComputerWorld, você confere que já há algum tempo o tema é abordado na mídia. Aqui, você pode ter uma idéia de como o outsourcing vem se desenvolvendo ao longo dos anos no mercado brasileiro.
• Para quem trabalha com exportação de serviços de TI, aí vai uma boa notícia: a regulamentação da lei que permite a redução dos tributos de empresas exportadoras de serviços de tecnologia da informação está para sair. Você confere na matéria Lei que desonera exportação de serviço de TI está para sair, do Jornal O Estado de S. Paulo, no site da BRQ.
• No post Terceirização em Tecnologia da Informação sim!, publicado no blog BRQTec, Alexandre Pereira  defende  a tão discutida terceirização em TI. Vale a pena ler!
• Em contrapartida, trazemos um fórum de discussão em que os leitores dão suas opiniões sobre o tema: “Outsourcing de TI. Confira em Problema ou Solução?”
• Em Crise beneficia a adoção de Outsourcing de Tecnologia de Informação no Brasil, publicado aqui no blog BRQBiz, Paulo Matta, diretor de Negócios da BRQ,  explica como o modelo de outsourcing, na área de TI, pode ser benéfico em tempos de crise. Confira!
• Principais concorrentes das empresas brasileiras de TI, as companhias indianas estão sempre em foco quando o assunto é serviços de Tecnologia da Informação. Neste post, Paulo Matta discute como o escândalo envolvendo um dos maiores provedores de serviços de TI da Índia pode dar abertura para o Brasil se impor nesse mercado. Verifique no post Saúde financeira das indianas em xeque. É a vez do Brasil?
• Em artigo publicado no site IMasters, Miguel Ruiz mostra as vantagens de se adotar o outsourcing em TI. Mesmo sendo um texto de 2007, mantém-se atual. Entenda!
• Quais os efeitos colateral de um processo de preparação para Outsourcing? Paulo Matta explica como funciona o processo de  preparação para outsourcing. Um ótimo artigo para quem quer entender sobre o assunto. Acompanhe!
• Nesta reportagem, publicada na revista TI Inside, você verá como as empresas brasileiras de TI se destacam com suas versões de offshore outsourcing num mercado dominado por multinacionais e empresas indianas. Leia em A Versão Brasileira do Offshore

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Atualmente, entre 80% e 90% dos casos de roubo de segredos industriais acontecem pela rede. Antes, qualquer informação estava em meio físico, papel, disquete ou CDs. Hoje, é apenas um arquivo de computador, que passa de e-mail em e-mail, muitas vezes de forma mais ágil e rápida do que poderíamos supor.

Como proteger estes dados e informações, verdadeiras joias das empresas?

Como proteger os dados da empresa?

Muitas companhias também são vítimas de roubos porque nem sequer sabem quais dados importantes devem ser protegidos. Pelo fato dos documentos estarem em nossos computadores, não tratamos as informações como pertencentes à empresa.

Em 90% dos casos de roubos há funcionários envolvidos. Não importa o escalão. As pessoas acham que o que está no computador que elas usam é delas. E daí, transferir as informações a outros é muito fácil. As corporações não devem apenas se preocupar com a segurança de acesso em seu ambiente de TI, devem ficar atentas às informações que são enviadas a terceiros.

Segurança dos ativos – do garimpo a grandes corporações financeiras

Em um garimpo, que lida com ativos tangíveis, todo o processo, desde a descoberta da pedra preciosa bruta até a fabricação da joia que é vendida em uma joalheria, é cercado de segurança. Entretanto, após a venda, não há nenhuma proteção.

Numa empresa de seguros ou financeira, por exemplo, suas joias são ativos intangíveis: as informações que são geradas,o conhecimento do seu capital humano, as estratégias de branding. Por isso, estas informações devem ser protegidas durante todo o ciclo de existência de um documento, principalmente após este ser enviado.

Algumas empresas, como Adobe, IBM e Oracle, por exemplo, possuem soluções que têm como objetivo a proteção de documentos.  A Adobe LiveCycle RightManager, solução que apresentei no CIAB, por exemplo, permite monitorar quantas vezes o documento foi aberto, por quem e por quanto tempo. O arquivo pode ser revogado ou ativado a qualquer instante, mesmo após o seu envio a terceiros.

Quando tratamos os nossos dados como algo precioso, evitamos a quebra de sigilo, evitamos a perda de dados confidenciais.

E você? Seja o seu ativo tangível ou intangível, como você protege suas joias?

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Mas, mesmo com o avanço das tecnologias de eForms, os formulários em papel sobrevivem seja, pela necessidade de assinatura física, armazenagem de cópia física, obrigação legal ou mesmo por opção do usuário.

Gerenciamento Eletrônico de Documentos – As soluções clássicas de captura de dados

As soluções de OCR (reconhecimento ótico de caracteres), ou de suas evoluções como ICR (reconhecimento inteligente de caracteres) e o IWR (reconhecimento inteligente de palavras) avançaram muito, mas ainda não garantem 100% de acerto na leitura, o que exige a criação de processos de validação e/ou correção posterior dos dados.

Esse assunto é tão relevante, e existem múltiplas tecnologias sendo estudadas e desenvolvidas, que acabou recebendo a sigla de AIDC (Automatic Identification and Data Capture), identificação e captura de dados automáticas.

2D Barcodes – Novas Opções para captura de dados em eForms

Uma solução que vem sendo cada dia mais utilizada para integrar os formulários impressos com os digitais é os códigos de barras multidimensionais ou simplesmente 2D code.

Os detalhes técnicos ficam para outro post, no BRQTec, mas vamos entender aqui como ele funciona.

A solução é composta de um formulário eletrônico inteligente que contém em seu corpo um código de barras 2D. Durante o preenchimento do formulário eletrônico, o código de barras vai sendo atualizado com as informações digitadas. Em seguida, ele pode ser impresso e assinado. Ao ser enviado por fax ou entregue e submetido a um scanner, um processo de interpretação do código de barras 2D permite a captura das informações em formato XML com 100% de precisão e sem a intervenção manual.

Vamos ser um pouco mais práticos. Vou pegar, por exemplo, a situação de requisição de visto para entrada nos EUA. Não sei se a crise afetou essa demanda, mas, geralmente, centenas de pessoas solicitam o visto a cada dia. Todos esses dados precisavam ser capturados e, seja via tecnologias de OCR ou equipes digitação o processo era lento e custoso.

Utilizando a solução Adobe Barcoded Forms os requisitantes do visto preenchem o formulário DS-156, imprimem assinam e levam, junto com o restante da documentação necessária, ao consulado dos EUA. Ao apresentar no consulado, o formulário é submetido ao scanner e todos os dados são imediatamente inseridos nas bases de dados.

Simples, imediato e sem erros.

As vantagens do uso de códigos de barra multidimensionais para eForms em organizações

Esse mesmo conceito pode ser aplicado a inúmeras necessidades com aplicações claras em empresas do governo, seguradoras, bancos e planos de saúde.

Em todos os casos, o ganho em agilidade e segurança é evidente, e processos corporativos, que antes levavam horas (às vezes dias), podem ser resolvidos até em questão de minutos, diminuindo a burocracia e ajudando a diminuir uma cultura burocrática, além de gerar economia de espaço, recursos e tempo.

E toda organização sabe: tempo, é dinheiro.

PS: para os mais interessados em aspectos técnicos de eForms e GED (Gerenciamento Eletrônico de Documento), veja o post Agilizando captura de dados em eForms com código de barras 2D, no BRQTec.

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Formulários são, apesar de chatos, há muitos anos, a melhor forma de passar informações precisas para alguém ou alguma instituição. A grande vantagem é o receptor informar pelos campos do formulário quais dados são relevantes para ele. Dessa forma, podemos ser objetivos ao passar nossas informações.

Formulários e as Falhas de Processsos da Burocráticos

Apesar de agilizar a troca de informações entre o “cliente” e o receptor, o formulário, principalmente os mais complexos, depois de preenchido, passa por um processo pouco ágil. Com algumas variações, o processo deve ser mais ou menos esse:

1. Recolhimento e verificação – Nesse momento, quem recebe o formulário deve, ou deveria, fazer uma checagem para garantir que todas as informações foram preenchidas e de forma correta. Assim, pode pedir ao “cliente” que complete ou corrija algo.
2. Digitação – Geralmente, essas informações devem ser colocadas em algum sistema ou base de dados.
3. Validação – Em seguida, deveria ser feito um processo de checagem dos dados preenchidos no formulário com os dados que foram digitados, para verificar possíveis erros de digitação.

Acho que a maioria de nós já foi vítima, ou conhece uma, de falhas nesse processo. Quem não conhece alguém que tenha recebido um cartão de crédito, carteirinha da escola ou faculdade ou até mesmo um documento como RG ou carteira de motorista com nome escrito de forma errada?

Não é à toa que os principais fornecedores de ferramentas de software como IBM, Oracle, Microsoft e ADOBE têm investido em soluções para criação de formulários que possam ser preenchidos na Web ou no seu Desktop. Afinal, uma das formas de melhorar o processo de captura das informações dos formulários é a utilização de formulários eletrônicos. A utilização desses formulários é a primeira etapa num projeto de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) e apresenta desafios muito peculiares, que devem ser levados em consideração ao decidir por uma solução de eForms. Grandes fabricantes de software vêm fazendo fortes investimentos para desenvolver soluções de formulários eletrônicos.

eForms – Formulários Eletrônicos para Diminuir a Burocracia

Quem é desenvolvedor de sistemas pode estranhar falarmos sobre as dificuldades deste assunto. Talvez até estranhe falar sobre a necessidade de soluções específicas para eForms. Pode pensar: “desenvolvo uma tela para entrada de dados e gravo diretamente no banco de dados”. Fazemos isso desde o primeiro sistema de informação na era “jurássica” da informática. Por favor, não vejam aqui nenhuma provocação ao amigo Tognai, que fez um belo post sobre os dinossauros, opa, Mainframes, que acabam de fazer aniversário.

Bom, um dos desafios é a disponibilidade de acesso do “cliente” ao sistema que fornece essa tela. Claro que o advento da Web ajudou a diminuir esse problema, mas ao mesmo tempo trouxe outros, como as questões de segurança da bases de dados, firewalls, compatibilidade de browsers e outras que meus amigos desenvolvedores podem listar melhor do que eu. Apesar do avanço da oferta de formas de conexão à internet, ainda existe uma boa parcela da população com acesso restrito a ela ou situações profissionais em que não está disponível. Portanto, uma oferta de eForms que esteja disponível off-line ainda é importante. A solução para esse caso é possuir a ferramenta de eForm instalada no seu desktop ou notebook.

Existem também alguns desafios de negócios ligados a validação do “autor” das informações, ou seja, a garantia de que a fonte das informações seja a correta ou mesmo a questão de legislações que exijam a assinatura física do formulário para dar valor legal ao mesmo.

Agora chegamos a um aparente impasse. Está claro o ganho que os eForms trazem ao processo de coleta de informações, mas uma série de requisitos nos mantêm presos ao papel.

Como resolver este impasse?

OCR, ICR e Código de barras multidimensional são algumas soluções para essas questões, que abordamos no segundo post da série: Captura de dados em formulários eletrônicos: simplificando e vencendo a burocracia

Até lá.

* Jean Simon é gerente de produtos e parcerias na BRQ. Adora tecnologia, é viciado em gadgets e videogames, mas só tem tempo mesmo é para a mulher e as filhas.

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Eram inúmeras informações desde a quantidade de sistemas, relatórios de incidentes, padrões de documentação até as metodologias. Um grande número de dados que foram coletados e organizados por várias equipes durante meses de trabalho com o intuito de informar, aos provedores de serviço, as condições em que estão os ativos de sistemas para que estes sejam capazes de entender o complexo ambiente de Tecnologia da Informação da organização.

Enquanto analisava a montanha de documentos, parei um pouco para pensar no significado destas informações; não do ponto de vista do provedor de serviços, mas sim, na visão do cliente. Neste instante verifiquei a riqueza das informações contidas na pilha de documentos e nos procedimentos que foram necessários para gerar toda a proposta apresentada.

Durante este processo a empresa teve que buscar “dentro de casa” os motivadores para fazer outsourcing. Tentar buscar o que não funciona como deveria ou funcionaria melhor ou mais barato sendo feito fora de casa. Foi feita uma auto-análise das condições dos sistemas, buscando perceber em qual realidade se encontravam estes ativos, esmiuçando todas as áreas e investigando, inclusive, os ativos localizados dentro de silos na empresa.

Junto às áreas de negócios foi solicitado o alinhamento dos objetivos e dos níveis de serviços de que realmente a empresa necessita. Foi refeito o planejamento estratégico de crescimento e transformações para um período de três a cinco anos (tempo padrão em contratos de Outsourcing). E ainda foi desenvolvido um olhar direcionado às pessoas que suportam estes ativos; suas habilidades identificadas e as pessoas que são indispensáveis foram relacionadas. Verificou-se todo o processo de controle de incidentes e de relacionamento com as diversas unidades dentro e fora de TI. Por fim, levantou-se a documentação e a qualidade da mesma para cada ativo de TI.

Após este processo de preparação, as informações foram analisadas, consolidadas e enviadas para o mercado. Cada provedor de serviços respondeu a solicitação feita apresentando planos, soluções, modelos e diversas informações relevantes ao processo. No término deste período e, independente do resultado do processo de outsourcing, uma oportunidade se apresenta de forma bem clara: utilizar todo este conhecimento internamente. Mesmo que o outsourcing não se realize após tanto esforço, tempo e dinheiro investido, alguns dos efeitos colaterais podem ser muito benéficos para a organização e podem ser utilizados como insumo para uma nova direção estratégica, tática e operacional para a empresa.

Paulo Corrêa Matta é diretor de Pré-venda e Parcerias da BRQ IT Services

Artigo publicado originalmente na TI Inside on-line e no site BRQ.com

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